O estoque é um dos setores mais importantes de qualquer empresa, todo mundo sabe disso.
Mesmo no atual momento (escrevendo no ano de 2022, cenário de pós-pandemia Covid19), onde existem inúmeras possibilidades de terceirizar seus setores, e delegar as atividades, tomar conta do estoque ainda é “dever de casa” que todos precisam executar. Desde as gigantes multinacionais às mercearias mais próximas de nossas casas.
O que muito não se sabe é executar esta demanda de forma assertiva. Aponta-se o processo apenas para: ‘quantidade que entra menos a quantidade que sai’ = estoque correto. E nem sempre a resposta esperada bate com a realidade.
Isto ocorre porque o estoque é um organismo vivo dentro da empresa, de forma que sofre interferências por várias pontas e é alimentado de muitas outras informações. Abaixo, citamos as 3 maiores causas da divergência, que estão além da matemática básica:
1 – Cadastro de produtos – O cadastro do item, seja ele qual for, necessita ser criterioso. É a etapa inicial e mais importante da cadeia. Se feito de forma inadequada, seja na codificação do item ou até mesmo na quantidade pertencente na embalagem, todas as demais atividades que virão estarão comprometidas. Imagine você comprar, para sua mercearia, “20 PACOTES DE BALA”, onde cada pacote tem 10 UNIDADES DE BALAS. Se este item for cadastrado como PACOTE e vendido em UNIDADE, a simples conta de “ENTRADA – SAÍDA = ESTOQUE” nunca ficará correta. Parece simples, é simples, mas também é negligenciado por grande parte das empresas;
2 – Acompanhamento periódico – Contar estoque, ajustar diferenças e tratar as causas. Cartilha simples, mas também muito ignorada. É comum ainda encontrarmos empresas com ‘cantinho da bagunça’, onde as diferenças, avarias, sobras e demais itens ficam armazenados. Estes produtos impactam negativamente no resultado de qualquer inventário. Além disso, problema tem que ser tratado, e de forma rápida e sistemática. Se já cumpre a rotina de contar seu estoque (seja lá qual for seu tamanho!) periodicamente, aproveite e resolva também os desvios. Não acumule o problema;
3 – Retornos e devoluções – Itens que retornam das entregas e/ou não são retirados precisam ser tratados como uma ENTRADA de estoque. Seja fazendo cancelando a nota fiscal de saída (dentro de 24h, claro!) ou dando entrada na nota de devolução de seu cliente. Tomando mesmo a ‘mercearia da esquina’, como o exemplo onde a operação é feita via cupom fiscal ou apenas no caderninho do antigo dono, os itens com insucesso de entrega, precisam ser tratados e reenviados para área de recebimento. Assim, será feita uma nova conferência de entrada, contagem, verificação de validade, etc;
Dando atenção a esses 3 pilares básicos e simples, tenha a certeza que a matemática irá tornar-se ainda mais assertiva em suas contagens de estoque!