O mercado dispõe (e cobra!) muita velocidade e decisões assertivas! Além disso, muita gente entra e sai das organizações levando a sua experiência, e até os métodos que construiu por onde passou. E nesse contexto, como ficam as organizações? Como reter, ao menos, o conhecimento gerado pelas pessoas para os futuros treinamentos? Como prevenir a quebra de gestão?
Seria ótimo se todo setor, assim como a cozinha da vovó, tivessem um caderninho com todas as receitas, não é?
Pois bem, na verdade, até que existe essa saída! A possível solução desse problema (inclusive, um de nossos serviços!), o mapeamento e a modelagem dos processos!
Que embora não seja nenhuma novidade no mundo corporativo, ainda é uma grande ferramenta para gestão da rotina e para gestão do conhecimento corporativo. Sendo assim, seguem abaixo algumas dicas de como executar esse projeto:
1-Identificação do processo: Identificar o processo que precisa ser mapeado e definir seus objetivos e resultados desejados.
2-Análise de dados: Reunir informações sobre o processo, incluindo dados quantitativos e qualitativos, dados de desempenho, informações sobre recursos humanos, materiais e tecnológicos, entre outros.
3-Definição da equipe de mapeamento: Definir a equipe responsável pelo mapeamento do processo, incluindo os participantes, as competências e as responsabilidades de cada um.
4-Identificação das atividades: Identificar e descrever as atividades que compõem o processo, incluindo as entradas, as atividades, as saídas, as verificações, as decisões e as interações entre os atores.
5-Criação do fluxograma: Criar o fluxograma do processo, representando graficamente as atividades e as interações entre elas, usando símbolos e notações padrão.
6-Verificação e validação: Verificar e validar o mapeamento do processo com os atores envolvidos, a fim de garantir sua precisão e completude.
7-Implementação: Implementar o mapeamento do processo, utilizando-o como base para a gestão e o aprimoramento do processo.
8-Monitoramento e avaliação: Monitorar e avaliar continuamente o desempenho do processo, identificando pontos de melhoria e oportunidades de otimização.
Embora não seja simples, o processo de mapear as suas atividades irá trazer uma grande redução de tempo em treinamentos, uma melhor análise de gargalos e, acidentalmente, uma maior produtividade operacional!